Henkilötietojen käyttö

1. Yleistä tietosuojakäytännöstä

Tässä tietosuojakäytännössä kerromme Mandatum Life -rahastojen henkilötietojen käsittelystä ja muun muassa siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme, miten käytämme tietojasi ja mitä oikeuksia sinulla on tietojesi käsittelyyn liittyen. Henkilötiedoilla tarkoitamme tietoja, jotka voidaan yhdistää sinuun.

Tietosuojakäytäntö koskee Mandatum Life SICAV-UCITS ja Mandatum Life SICAV-SIF -yhtiöitä (rahastot) sekä rahastoja hallinnoivaa Mandatum Life Fund Management S.A. -yhtiötä. Mandatum Life sitoutuu käsittelemään tietojasi lainmukaisesti ja noudattamaan soveltuvaa lainsäädäntöä, muun muassa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tietojesi turvallisella käsittelyllä, yksityisyytesi suojaamisella ja tietosuojalla on Mandatum Lifelle suuri merkitys, joten olitpa uusi tai pitkäaikainen palveluidemme käyttäjä, suosittelemme sinua tutustumaan käytäntöihimme. Älä myöskään epäröi ottaa meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää!

2. Rekisterinpitäjät ja henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä

Mandatum Life SICAV-UCITS ja Mandatum Life SICAV-SIF (kukin rahasto omien osuudenomistajiensa ja yhteyshenkilöidensä osalta)

Mandatum Life Fund Management S.A. (verkkosivujen kävijöiden tietojen osalta)

26–28 Rue Edward Steichen
L-2540 Luxembourg
Grand Duchy of Luxembourg

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo@mandatumlife.lu

Henkilötietojen käsittelijät

Mandatum Life Fund Management S.A. toimii rahastojen hallinnointiyhtiönä ja RBC Investor Services Bank S.A. tuottaa rahastojen hallinnointipalveluita ja toimii rahastojen rekisteröintiasiamiehenä ja säilytysyhteisönä. Molemmat yhtiöt käsittelevät henkilötietoja rahastojen lukuun. Lisätietoja RBC Investor Services Bank S.A.:n henkilötietojen käsittelystä löydät RBC:n verkkosivuilta.

Jakelijat

Jos olet sijoittanut Mandatum Life SICAV-UCITS tai Mandatum Life SICAV-SIF -rahastoihin jakelijan (kuten pankin tai henkivakuutusyhtiön) kautta, jakelija käsittelee henkilötietojasi. Tällöin saat lisätietoja jakelijan henkilötietojen käsittelystä jakelijalta. Mandatum Life -rahastojen pääjakelija on Mandatum Henkivakuutusyhtiö, jonka tietosuojakäytännön löydät osoitteesta https://www.mandatumlife.fi/tietosuoja.

3. Miten ja miksi käsittelemme henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietoja rahastojen, rahasto-omistusten ja sijoittajasuhteiden hallinnointia varten sekä täyttääksemme lakisääteiset velvollisuutemme. Verkkosivujen kävijöiden tietoja käsittelemme analytiikka- ja markkinointitarkoituksiin, kuten tilastointiin sekä sivujen käytettävyyden parantamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rahastojen osuudenomistajien sekä institutionaalisten sijoittajien yhteyshenkilöiden osalta sopimuksen täytäntöönpano sekä rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Verkkosivujen kävijöiden käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttaminen. Oikeutettuna etuna on palveluidemme markkinointi sekä verkkosivujemme kehitys.

4. Kenen henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme henkilötietoja?

Käsittelemme seuraavien henkilöryhmien tietoja:

  • Rahastojen osuudenomistajat

  • Institutionaalisiin sijoittajiin liittyvät henkilöt (esimerkiksi institutionaalisten sijoittajien työntekijät)

  • Mandatum Life -rahastojen verkkosivujen kävijät

Henkilötietoja kerätään osuudenomistajilta ja institutionaalisiin sijoittajiin liittyviltä henkilöiltä sekä institutionaalisilta sijoittajilta ennen asiakassuhdetta ja sen aikana. Verkkosivujen kävijöiden tietoja kerätään verkkosivustolla asioinnista ja käytetyn selaimen kautta.

5. Mitä henkilötietoja käsittelemme

Käsittelemme henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen tai lainsäädäntö velvoittaa. Alla on kuvattu yleisesti, millaisia tietoja käsittelemme. Käsittelemämme tiedot riippuvat siitä, oletko osuudenomistaja, institutionaaliseen sijoittajaan liittyvä henkilö vai verkkosivuilla kävijä.

Perus- ja yhteystiedot

  • Esimerkiksi nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kansallisuus.

Sijoitus- ja tilitiedot

  • Esimerkiksi nykyiset sijoitukset, osinko-ohjeet ja raportointivalinnat, tiedot muiden puolesta tehdyistä sijoituksista, pankkiyhteystiedot ja tiedot yhteydenpidosta.

Lainsäädännön edellyttämät tiedot

  • Verolainsäädännön (CRS ja FATCA) sekä rahanpesun estämiseen liittyvän lainsäädännön edellyttämät tiedot, esimerkiksi tiedot verotusvaltiosta ja sijoitettavien varojen alkuperästä

Verkkosivujen kävijöiden tiedot

  • Esimerkiksi IP-osoite, käytetty selainsovellus ja sen versio, vieraillut sivut ja niillä vietetty aika.

6. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Osuudenomistajien ja institutionaalisiin sijoittajiin liittyvien henkilöiden tietoja säilytetään lainsäädännöstä (esimerkiksi verotusta ja rahanpesun estämistä koskeva lainsäädäntö) johtuvien velvoitteiden mukaisesti. Ellei pidemmästä säilytysajasta ole säädetty, henkilötietoja säilytetään pisimmillään 13 vuotta asiakassuhteen jälkeen. Verkkosivujen kävijöiden tietoja säilytetään kaksi vuotta.

7. Luovutetaanko henkilötietoja muille tai siirretäänkö tietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietojen luovutukset
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Mandatum Lifen ulkopuolelle lainsäädännön niin salliessa tai velvoittaessa. Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi viranomaisille, Mandatum Life -konserniin kuuluville yrityksille sekä muille rahastojen hallinnointiin liittyville yrityksille, kuten rahastojen säilytysyhteisölle ja hallinnointipalveluiden tuottajalle.

Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rahastot ja hallinnointiyhtiö käsittelevät henkilötietoja EU:n sisällä. Osa henkilötietoja rahastojen puolesta käsittelevistä yhtiöistä käsittelee tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tilanteissa olemme huolehtineet tietojen suojaamisesta varmistamalla, että tietojen käsittelyyn sovelletaan joko Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita, yritystä sitovia sääntöjä tai muita vastaavia suojakeinoja, ellei komissio ole tehnyt päätöstä riittävästä tietosuojan tasosta.

8. Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on alla tarkemmin kuvatulla tavalla oikeus muun muassa tarkastaa tietosi sekä oikeus saada puutteelliset tai virheelliset tietosi oikaistuksi. Otathan myös huomioon, että Mandatum Lifen toimintaan liittyy lakisääteisiä velvollisuuksia tietojen säilyttämiseen, ja Mandatum Lifellä voi olla velvollisuus käsitellä henkilötietojasi tai säilyttää henkilötietojasi vaikka pyytäisit käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista.

Voit käyttää alla kuvattuja oikeuksiasi olemalla yhteydessä rahastojen tietosuojavastaavaan (dpo@mandatumlife.lu).

Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada Mandatum Lifeltä vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi. Mikäli henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada jäljennös tiedoista ja tarkastaa tiedot. Otathan huomioon, että Mandatum Lifeä koskevan erityislainsäädännön sisältämät salassapitovelvoitteet voivat rajoittaa tiedonsaantioikeutesi käyttöä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus pyytää Mandatum Lifeä oikaisemaan mahdolliset virheelliset henkilötiedot sekä täydentää mahdolliset puutteelliset tiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)
Sinulla on oikeus pyytää poistamaan henkilötietosi ja siltä osin kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, peruuttaa suostumuksesi. Jos pyydät tietojesi poistamista tai peruutat suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, poistamme tiedot järjestelmistämme, ellei tietojen käsittelylle ole muuta laillista perustetta tai ellei meillä ole lakisääteistä velvollisuutta säilyttää tietoja. Poistamme henkilötietosi joka tapauksessa sen jälkeen, kun määrittelemämme tai lakisääteinen säilytysaika on päättynyt.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla on erikseen säädettyjen edellytysten täyttyessä oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ei kuitenkaan koske Mandatum Lifen lakisääteisistä velvoitteista johtuvaa henkilötietojen käsittelyä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada itse toimittamasi henkilötiedot meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja oikeus saada tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu Mandatum Lifen tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseen.

Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Oikeus tehdä valitus
Mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassaolevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Rahastojen ja hallinnointiyhtiön osalta valvontaviranomaisena toimii Luxemburgin tietosuojaviranomainen CNPD.

9. Verkkosivut ja evästeet

Käytämme verkkosivuillamme analytiikka- ja markkinointityökaluja kehittääksemme ja markkinoidaksemme palveluitamme. Verkkosivuilta kerättyä tietoa ei yhdistetä osuudenomistajien tietoihin.

Evästeet
Evästeet (cookies) ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat Mandatum Lifen verkkosivuilla käynnin yhteydessä vierailijan tietokoneeseen tai muuhun laitteeseen. Mandatum Lifen verkkosivuilla evästeitä käytetään esimerkiksi muistamaan käyttäjän tekemiä valintoja sivulta toiselle siirryttäessä. Evästeiden avulla voimme lisäksi yksilöidä ja esimerkiksi tilastoida sivustollamme vierailevat kävijät. Evästeitä käytetään myös markkinoinnin kohdentamiseen. Mandatum Lifen verkkosivuilla käytetään sekä Mandatum Lifen että yhteistyökumppaneidemme asettamia istuntokohtaisia että pysyviä evästeitä. Evästeiden käyttöön voit vaikuttaa käyttämäsi selaimen asetuksista.